Chi phí thuê văn phòng luôn luôn đóng một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp không chỉ khâu dự trù kinh phí mà còn ảnh hưởng đến quá trình hiệu quả. Việc nắm bắt được chi phí văn phòng sẽ giúp doanh nghiệp đầu tư hiệu quả, tránh thất thoát.

Chi phí cố định

Chi phí cố định là chi phí không thay đổi hoặc ít có sự biến động trong thời gian doanh nghiệp đi thuê. Thường chi phí cố định dựa vào một đơn vị cố định để tính toán, ví dụ như diện tích văn phòng thuê. Một số chi phí cố định là:

Tiền thuê văn phòng: được tính theo công thức diện tích nhân đơn giá, doanh nghiệp thường trả theo quý hay theo năm. Thời gian thuê lâu là điều kiện tốt để đàm phán phần chiết khấu.

Phí dịch vụ: được tính theo diện tích văn phòng thuê nhân đơn giá. Phí dịch vụ là phí trả cho những dịch vụ của toà nhà như bảo vệ, lễ tân, vệ sinh chung, điện nước khu vực công cộng…

Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi là chi phí có sự biến đổi phụ thuộc vào khối lượng sử dụng thực tế của doanh nghiệp, hoặc theo quy định của toà nhà mà doanh nghiệp đi thuê. Đơn giá chi phí biến đổi của văn phòng hạng A sẽ cao hơn so với hạng B và hạng C. Đối với chi phí nhóm này, doanh nghiệp có thể can thiệp, điều chỉnh hàng tháng để phù hợp với  kế hoạch tài chính.

Tiền điện: doanh nghiệp phải trả tiền điện thực tế sử dụng theo tháng.

Phí gửi xe: được tính dựa trên quy mô nhân sự của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào chất lượng dịch vụ đỗ xe của toà nhà mà mức phí này có sự khác nhau. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đám phán chi phí này.

Phí làm ngoài giờ: theo quy định của từng toà nhà, doanh nghiệp nếu có nhu cầu làm việc nằm ngoài khung giờ vận hành của toà nhà thì phải trả một khoản phí, cụ thể là tiền thang máy, tiền nước nhà vệ sinh công cộng, tiền lương ngoài giờ cho nhân viên văn hành… nhưng tiền điện điều hoà trung tâm đóng tỷ trọng lớn nhất. Một số toà nhà, họ chỉ thu phần này.

Chi phí trả một lần

Chi phí thi công nội thất: Đây là chi phí thi công ban đầu, tính một lần, khi doanh nghiệp tìm đến thuê. Tuỳ vào hạng của văn phòng thì chi phí này trên tính trên 1 m2 cũng có sự chênh lệch (ví dụ văn phòng hạng A, B là 4 USD/m2, còn hạng C là 1 USD/m2).

Chi phí hoàn trả mặt bằng: Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng văn phòng nữa, thì họ phải hoàn trả mặt bằng như khi bàn giao (không tính những hao mòn hợp ý), bao gồm phí phá dỡ, dọn dẹp, cải tạo…

Chi phí khác
Ngoài những nhóm kể trên, doanh nghiệp còn phải tính toán đến các chi phí như chênh lệch diện tích phải trả (sai số do đo thực tế với diện tích trong hợp đồng), chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh đơn giá do tình hình của thị trường…